Maatschappelijk betrokken duizendpoot met oog voor prioriteiten, digitaal vaardig en een ster in organiseren
Zie jij proactief wat er gedaan moet worden en wat daarin prioriteit heeft? Ben je een kei in efficiënt agendabeheer, organisatie en verslaglegging? Voor onze manager Vastgoed en andere medewerkers van de afdeling zoeken wij een secretaresse met een hart voor wonen. Samenwerken gaat jou natuurlijk af, je werkt gestructureerd en nauwkeurig én bent digitaal vaardig. Interesse? Bekijk de vacature!
Wij bieden collega's de ruimte om te werken aan hun talent. Zo zijn we altijd in beweging: op zoek naar uitdaging en persoonlijke ontwikkeling, maar met oog voor een gezonde werk-privébalans. Bij de Alliantie sta je nooit stil. Bij ons kun je écht een verschil maken én waarde toevoegen. Je bent ondernemend en vernieuwend. Zo draag jij bij aan een passend thuis voor iedereen.
Wij zoeken voor ons regiobedrijf Amsterdam, ter ondersteuning van onze Manager Vastgoed, een Secretaresse voor 32 - 36 uur per week.
De wekker gaat
Elke werkdag is anders, maar als de wekker gaat, heb jij precies in je hoofd wat er die dag écht moeten gebeuren.
Deze ochtend start je thuis op met een korte teams vergadering met Björn, de Manager Vastgoed. Wanneer jullie klaar zijn, neem je een aantal activiteiten mee om in te plannen. Samen met alle andere werkzaamheden op jouw "to-do"-lijst, beoordeel je de aard, het belang en de prioriteit van de afhandeling hiervan.
Na de file rij je naar kantoor en neem je deel aan een vergadering, die je een aantal weken geleden zelf hebt georganiseerd. Je doet hiervan de verslaglegging en de actiepunten en afspraken die hieruit naar voren komen, leg je vast en hou je bij.
Lunchtijd! Met een boterham in de hand maak je samen met een aantal collega's uit het regiobedrijf Amsterdam een lekkere wandeling door het park vlakbij kantoor. Eindelijk even tijd om bij te kletsen. Ook bespreken jullie direct de verdere organisatie van de maandelijkse borrel op donderdagmiddag en spreek je met de secretaresse van de Manager Wonen af in welke vergaderruimte het overleg vanmiddag plaatsvindt.
Terug op kantoor is het tijd om afstemming te zoeken met je collega (directie)secretaresses voor het organiseren van een bijeenkomst en/of evenement en verdere afdeling overstijgende zaken. Aansluitend initieer je een kort overleg met Dieuwke, de Portfoliomanager. Jullie kijken samen naar haar volle agenda want er komen twee spoedafspraken tussendoor. Je wilt kort sparren over wat je wel en niet kan verschuiven en soms lijkt alles belangrijk.
Tussendoor gebeurt er van alles; van een afspraak met de gemeente die eindelijk stond en toch naar een moment op korte termijn verzet moet worden (wat zijn die volle agenda's soms een uitdaging) tot het aanjagen van acties die al langere tijd uitstaan waarvan de deadline overmorgen verstrijkt.
Jouw werk
Jij staat iedere dag vol energie op, want in deze functie kom jij helemaal tot je recht. Als organisatorisch sterke, digitaal vaardige en enthousiaste vakvrouw/vakman werk je voor onze Portfoliomanager en in het bijzonder de Manager Vastgoed, in alle veelvoorkomende dagelijkse zaken. Daarnaast ben je onderdeel van, en werk je samen met, het team vastgoed en ben je eerste aanspreekpunt.
Je beheert efficiënt de agenda's, waarin interne en externe vergaderingen/bijeenkomsten georganiseerd moeten worden (met veel genodigden), tal van verschuivingen plaatsvinden en op fysieke en digitale manieren vergaderd wordt. Je bereidt overleggen en rapportages voor, maakt hier soms verslagen van en bewaakt gemaakte afspraken/acties. Je archiveert besluiten op de juiste plaats en inkomende correspondentie beheer en verwerk je volgens prioriteit. Je plant je eigen werkzaamheden, maar ook de werkzaamheden van je leidinggevende. Je kent de werkzaamheden van de afdeling en faciliteert deze waar het kan. Je ondersteunt bij diverse administratieve taken.
Voor de Manager Vastgoed ben je het eerste aanspreekpunt (visitekaartje) voor interne en externe stakeholders. Je coördineert de on-boarding van nieuwe medewerkers, verjaardagen en jubilea van collega's en van de collega's die ons gaan verlaten, ben jij op de hoogte en je organiseert waar nodig een feestelijke bijeenkomst.
Natuurlijk heb je collega (directie)secretaresses waarmee je nauw samenwerkt en die je altijd kan opzoeken, wanneer je ergens tegenaan loopt. Daarnaast vul je samen de achtervang in voor het secretariaat van de regio. Je bent minimaal 3 dagen op kantoor Amsterdam (en soms op andere locaties). Daar werk je samen met de secretaresses.
Dit krijg je van ons
Wie ben jij
Wij passen bij elkaar, als je voor deze functie het volgend meeneemt;
Verder ben je van nature iemand, die makkelijk contact legt en bijzonder goed kan plannen. Vooruitdenken en accuratesse zijn hierin essentieel. Je bent een aanpakker, neemt initiatief en vindt het leuk om een verdiepingsslag te maken in je werk. Het werken met softwarepakketten en applicaties die jou en je collega's helpen het werk makkelijker te maken, gaat je goed af.
Zijn wij een match
Leuk dat je interesse hebt! Solliciteer direct via de sollicitatiebutton of neem contact op met Björn Smits van Beijeren, Manager Vastgoed, op 06-30172657.
Om je écht te leren kennen kun je tijdens het sollicitatieproces uitgenodigd worden om een digitaal skillsprofiel in te vullen. Dit betekent dat je per e-mail een uitnodiging ontvangt om een aantal vragen te beantwoorden. Over wie je bent en wat je motiveert. Wat betekent dit voor jou? Uiteraard krijg jij ook inzicht in de resultaten. Wie weet leer je jezelf daardoor nog net wat beter kennen!
Benieuwd geworden? Druk op de button Start sollicitatie en laat je gegevens achter.
Een pre-employment screening is onderdeel van de sollicitatieprocedure.
Zzp'ers, uitzend- of wervingsbureaus hoeven niet op deze vacature te reageren.
Wij werken samen met preferred suppliers.